受領書は、ビジネスの現場でとてもよく使われる書類だけど、領収書との違いや正しい使い方が曖昧な人も多いんだよね。この記事では、会計初心者でもスッと理解できるように、受領書の役割や実務での扱い方をわかりやすく解説していくよ。
受領書とはどんな書類か
受領書は、商品やお金など「相手から何かを受け取った事実」を証明するための書類。
販売側が発行する領収書とは逆で、受け取った側が相手に対して「確かに受け取りました」と知らせる目的で使われるよ。
典型的には次のような場面で活用されている。
・商品受領書
・借受金受領書
・振込金受領書
・サービス提供後の受取確認
たとえ「受領書」と明記されていなくても、取引明細書や「領収」などの文字が入っていれば、受け取りの証明書類として扱えることも多いよ。
形式は紙でも電子でもOK
受領書には厳密な形式が決められているわけじゃないから、以下のような形でも問題ない。
・パソコンで作成して印刷した書類
・メールで送った受取確認
・振込明細書や銀行通帳の記帳
・レジで発行されるレシート
特に最近は電子化が進んでいて、メール添付のPDFやクラウド会計システムの受領データでも十分に証明として利用できるよ。
受領書のよくある使われ方
例えばこんなシーンをイメージしてみて。
・取引先から商品を納品してもらった時に、担当者が受領印を押した受領書を返す
・知人から一時的に借りたお金を受け取った時に、借受金受領書を作成する
・振込を受けた取引先が、振込金受領書や入金報告メールを送ってくる
どのケースも、「受け取りの事実」を第三者にも説明できる形に残すのが大事なんだよね。
まとめ
受領書は、取引で何かを受け取った事実を証明する大切な書類。形式は自由度が高く、紙でもメールでもレシートでもOKという扱いやすさが特徴だよ。トラブル防止や会計処理の正確性を保つためにも、受領書をしっかり残しておくことが安心につながる。
さらに参照してください：
